Отчет по проекту- Oberemok&Co

Содержание

Шаблон отчета по проекту

Задача отчета по проекту состоит в том, чтобы показать состояние дел на проекте. Руководство в свою очередь должно принять решения вмешиваться в управление проектом или продолжить реализацию без изменений. Шаблон по проекту показывает качество управления, а не качество реализации продуктов проекта.

Шаблон отчета по проекту не имеет стандартного вида.  Все зависит от того чем занимается компания, какие проекты реализует и на каком уровне технологической зрелости находится. Мы предлагаем шаблон отчета по проекту используемый как стартовый при внедрения в большинстве наших проектов по внедрению системы управления проектами. Этот шаблон хорош тем что его можно полностью реализовать в MS Project Pro 10 или MS Project Pro 16 в разделе отчеты. Что мы с успехом и делаем. Чем быстрее делается отчет, тем большая вероятность что его сделают ;).  Давайте разберем отчет по пунктам:

Общая информация

В этом разделе нужна указать общую информацию о проекте, которую стоит сказать руководству или текущую ситуацию на проекте. Для описания текущей ситуации мы предлагаем указать следующие пункты:

  • % завершения – какой процент завершения проекта по срокам. Подходит для всех проектов и организаций ожидающих скорейшего завершения проекта.
  • % завершения по трудозатратам – какой процент из запланировать ресурсов потрачен на реализацию задач проекта. Подходит для компаний где трудовые или материальные ресурсы являются важным двигателем проекта.
  • Отклонение длительности – это показатель насколько отклонилась плановая дата окончания от утверждённой руководством.
  • Отклонение по стоимости – это разница между текущей плановой стоимостью и стоимостью утвержденной руководством. Он показывает насколько изменилась стоимость проекта на данный момент.
  • Отклонение по трудозатратам – это разница между запланированными объемом трудозатрат и объемом утвержденным руководством.

Ключевые результаты проекта

В этом разделе подается весь перечень результатом проекта и их состояние. Результаты описываются как вехи. В этом разделе даются следующие пункты:

  • % завершения – если результат получен значение 100% если не получен 0%.
  • Название – в этом поле выводится название результата.
  • Утвержденные даты получения – утвержденная руководством дата получения результатов.
  • Плановая/Фактическая дата – текущая дата получения результата с учетом перепланирования.
  • Отклонение окончания – насколько отклонилась дата получения результата

Стратегические задачи проекта

Раздел включает в себя задачи высокого уровня с указанием отклонений по задачам. В этом разделе приводятся следующие пункты:

  • % — процент завершения в реализации стратегической задачи проекта.
  • Название – название стратегической задачи проекта.
  • Отклонение длительности – столбец в котором выводится значение на сколько дней изменилась длительность стратегической задачи.
  • Отклонение начала – столбец в котором выводится количество дней насколько изменилась дата начала реализации задачи относительно даты утвержденной руководством.
  • Отклонение окончания – столбец в котором выводится насколько изменилась дата окончания задачи.
  • Отклонение по стоимости – столбце выводит отклонение плановых затрат от сумм утвержденный руководством компании.
  • Отклонение по трудозатратам – столбец выводит отклонение плановых трудозатрат от трудозатрат утвержденных руководством компании.

Задачи отчетного периода

В разделе приводится перечень задач проекта запланированных на отчетный период. Так как задачи уже должны быть реализованы предлагается следующий набор данных:

  • % — процент выполнения задачи.
  • Название – название задачи.
  • Ответственный – фамилия или роль ответственного за реализацию задачи.  
  • Отклонение окончания – количество дней насколько отклонилась дата окончания задачи.
  • Отклонение длительности – насколько изменилась длительность реализации задачи относительно утвержденной длительности.
  • Отклонение по стоимости – насколько изменилась стоимость реализации задачи в процессе реализации.
  • Отклонение по трудозатратам – насколько изменился объем трудозатрат задачи в процессе реализации.

Задачи будущего периода

Список задачи будущего периода выводит перечень задач, которые необходимо реализовать в будущий период. Список содержит следующий набор столбцов:

  • Название – название задач будущего периода.
  • Начало – запланированная дата начала реализации задачи.
  • Окончание – дата до которой реализации задачи должна быть закончена.
  • % завершения – насколько задача уже реализована.
  • Ответственный — фамилия или роль ответственного за реализацию задачи.

Пример отчета по проекту в формате pdf.

Процессы, в которых используется данный документ:

Более подробно о работе с данным документом Вы можете познакомиться в материале «Отчетность по проекту».

Данный шаблон рассматривается в рамках практического тренинга «Разработка планов-графиков проектов». В рамках системы управления шаблон данного документа разрабатывается в рамках первого этапа внедрения системы управления проектами «Управление содержанием и сроками». 

oberemokii.com

Создание отчета о проекте — Project

В разделе Проект вы можете создавать и настраивать яркие графические отчеты по любым данным проекта, не используя другое программное обеспечение. По ходу работы над проектом отчеты изменяются, отражая новейшие сведения и не требуя обновлений вручную. Взгляните на список всех отчетов и примеры их использования.

  1. Откройте вкладку Отчет.

  2. В группе Просмотр отчетов щелкните нужный тип отчета и выберите конкретный отчет.

Например, чтобы открыть отчет «Обзор проекта», нажмите Отчет > Панель мониторинга > Обзор проекта.

Отчет «Обзор проекта» включает графики и таблицы, показывающие этапы проекта, будущие вехи и задачи, не выполненные в срок.

В приложении Project доступны десятки отчетов, готовых к использованию, но ими выбор не ограничивается. Можно настроить содержимое и вид любого отчета или создать новый с нуля.

Работа с отчетом

Изменение данных в отчете

Пример

Изменение вида отчета

Пример

Создание собственного отчета

Распространение отчета

Доступность нового отчета для будущих проектов

Другие способы составления отчетов о проектах

Изменение данных в отчете

Можно выбрать данные, которые приложение Project отобразит в той или иной части отчета.

  1. Щелкните таблицу или диаграмму, которую нужно изменить.

  2. На панели Список полей в правой части экрана выберите поля для отображения и фильтрации данных.

Совет:  При щелчке диаграммы справа от нее появляются три кнопки. Используйте кнопки Элементы диаграммы и Фильтры диаграммы для быстрого выбора элементов, таких как метки данных, и фильтрации данных на диаграмме.

Пример

В отчете «Обзор проекта» можно изменить диаграмму «% выполнения» так, чтобы вместо суммарных задач верхнего уровня отображались критические подзадачи.

  1. Щелкните в любом месте диаграммы % выполнения.

  2. На панели Список полей выберите в поле Фильтр пункт Критические задачи.

  3. В поле Уровень структуры выберите пункт Уровень 2. В данном примере это первый уровень структуры с подзадачами вместо суммарных задач.

    При совершении выбора диаграмма будет соответствующим образом изменяться.

Изменение вида отчета

В приложении Project можно настраивать вид отчетов, выбирая самые разные сочетания цветов и эффектов.

Совет:  Отчет можно сделать частью разделенного представления, чтобы он изменялся в реальном времени при работе над проектом. Дополнительные сведения см. в разделе Разделение представления.

Щелкните в любом месте отчета и откройте вкладку Средства создания отчетов — Конструктор, чтобы отобразить параметры изменения вида всего отчета. На этой вкладке можно изменить шрифт, цвет или тему всего отчета. Здесь также можно добавить новые изображения (включая фотографии), фигуры, диаграммы и таблицы.

При щелчке отдельных элементов (диаграмм, таблиц и т. д.) в верхней части экрана появляются новые вкладки с параметрами для форматирования соответствующей части.

Пример

Допустим, нужно настроить диаграмму % выполнения в отчете «Обзор проекта».

  1. Щелкните в любом месте диаграммы % выполнения и откройте вкладку Работа с диаграммой — Конструктор.

  2. Выберите новый стиль в группе Стили диаграмм. В этом стиле удалены линии и добавлены тени к столбцам.

  3. Чтобы придать диаграмме немного глубины, выберите пункт Работа с диаграммами — Конструктор > Изменить тип диаграммы.

  4. Выберите пункт Столбец > Объемная гистограмма с накоплением.

  5. Чтобы добавить фоновый цвет, выберите пункт Работа с диаграммами — Формат > Заливка фигуры и укажите новый цвет.

  6. Чтобы изменить цвет полос, щелкните полосы для их выделения, выберите пункт Работа с диаграммами — Формат > Заливка фигуры и укажите новый цвет.

  7. Чтобы переместить числа с полос, выделите их и перетащите вверх.

Как видите, несколькими щелчками удалось полностью изменить вид диаграммы, и мы рассмотрели лишь немногие возможности форматирования.

Создание собственного отчета

  1. На вкладке Отчет выберите пункт Новый отчет.

  2. Выберите один из четырех вариантов и нажмите кнопку Выбрать.

  3. Назначьте отчету имя и начните добавлять в него данные.

    Пустой.    Создается пустой отчет. Для добавления диаграмм, таблиц, текста и изображений используйте вкладку Средства создания отчетов — Конструктор.

    Диаграмма.    Создается диаграмма со сравнением фактических трудозатрат, оставшихся трудозатрат и трудозатрат по умолчанию. Используйте область Список полей для выбора сравниваемых полей и элементы управления — для изменения цвета и форматирования диаграммы.

    Таблица.    Используйте область Список полей для выбора отображаемых в таблице полей (по умолчанию отображаются поля «Имя», «Начало», «Окончание» и «% выполнения»). В поле «Уровень структуры» можно выбрать количество уровней структуры проекта, отображаемых в таблице. Вид таблицы можно изменить на вкладках Работа с таблицами — Конструктор и Работа с таблицами — Макет.

    Сравнение.    Две диаграммы отображаются рядом. Сначала они содержат одинаковые данные. Чтобы отобразить в одной из диаграмм другие данные, нажмите ее и выберите нужные данные в области Список полей.

Любые диаграммы, создаваемые с нуля, поддерживают все возможности настройки. Можно добавлять и удалять их элементы и изменять данные в соответствии с конкретными требованиями.

Распространение отчета

  1. Щелкните в любом месте отчета.

  2. Выберите пункт Средства создания отчетов — Конструктор > Копировать отчет.

  3. Вставьте отчет в программу, поддерживающую отображение графики.

Совет:  При вставке отчета в новое место может потребоваться изменить его размеры и выровнять.

Можно также распечатать отчет, чтобы распространить его традиционным способом.

Доступность нового отчета для будущих проектов

С помощью Организатора можно скопировать новый отчет в глобальный шаблон для использования в будущих проектах.

Другие способы составления отчетов о проектах

Наглядные отчеты позволяют просматривать сведения о проекте с помощью изображений, используя улучшенные сводные таблицы в Excel 2010. После экспорта сведений о проекте в Excel можно продолжить настройку отчетов с помощью расширенных функций Excel 2010, таких как срезы фильтров, поиск в сводных таблицах, спарклайны сводных таблиц для быстрого отображения тенденций, а также улучшения обратной записи OLAP.

Шаблоны отчетов в Project 2010 разделены на шесть категорий в диалоговом окне Наглядные отчеты — создание отчета, которое можно открыть, щелкнув элемент Наглядные отчеты в группе Отчеты на вкладке Проект. В разделах ниже описаны наглядные отчеты в каждой категории.

Можно также создавать собственные настраиваемые отчеты. Настраиваемые отчеты появляются в категории для соответствующего типа используемых данных.

Категория «Использование задач»

В таблице ниже описаны наглядные отчеты в категории «Использование задач». Эти отчеты основаны на повременных данных задач.

Примечание: Повременное назначение данных доступно в отчетах в категории «Использование назначений».

Имя

Тип

Описание

Отчет о движении денежных средств

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с затратами и совокупными затратами, изменяющимися с течением времени.

Повременной отчет об освоенном объеме

Excel

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, в которой в виде графика отображены изменения ФС (фактической стоимости выполненных работ), запланированных значений (базовой стоимости запланированных работ) и освоенного объема (базовой стоимости выполненных работ) с течением времени.

Категория «Использование ресурсов»

В таблице ниже описаны наглядные отчеты в категории «Использование ресурсов». Эти отчеты основаны на повременных данных ресурсов.

Примечание: Повременное назначение данных доступно в отчетах в категории «Использование назначений».

Имя

Тип

Описание

Отчет о движении денежных средств

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, на которой показаны запланированные и фактические затраты в проекте в течение времени. Затраты разбиты по типу ресурсов (трудовые, материальные и издержки). Индикатор показывает, когда запланированные затраты превышают затраты по базовому плану.

Отчет о доступности ресурса

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, показывающей трудозатраты и оставшуюся доступность для ресурсов проекта с разбиением по типу ресурсов (трудовые, материальные и издержки). Ресурсы с превышением доступности обозначаются красными флагами.

Сводный отчет о затратах ресурсов

Excel

Используйте этот отчет для просмотра круговой диаграммы, в которой отображается разделение затрат по трем типам ресурсов: издержки, материальные затраты и трудозатраты.

Отчет о доступности ресурсов по трудоемкости

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с изменяющимися во времени значениями общей производительности, трудозатрат и оставшейся доступности для трудовых ресурсов.

Сводный отчет о трудозатратах ресурсов

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с общей производительностью ресурсов, трудозатратами, оставшейся доступностью и фактическими трудозатратами, представленными в единицах трудозатрат.

Категория «Использование назначений»

В таблице ниже описаны наглядные отчеты в категории «Использование назначений». Эти отчеты основаны на повременных данных, схожих с данными, используемыми в представлениях Использование задач и Использование ресурсов.

Имя

Тип

Описание

Отчет о базовых затратах

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с затратами по базовому плану, запланированными и фактическими затратами для проекта, продемонстрированными в задачах.

Отчет о базовом плане

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы проекта, разбитого по кварталам, а затем — по задачам. В этом отчете отражено сравнение запланированных трудозатрат, стоимости базовых трудозатрат и издержек. Индикаторы показывают, когда запланированные трудозатраты превышают базовые трудозатраты и когда запланированные затраты превышают базовые затраты.

Отчет о базовых трудозатратах

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с базовыми, запланированными и фактическими трудозатратами для проекта, продемонстрированными в задачах.

Отчет о бюджетной стоимости

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с бюджетными, базовыми, запланированными и фактическими затратами, изменяющимися в течение времени.

Отчет о бюджетных трудозатратах

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с бюджетными, базовыми, запланированными и фактическими трудозатратами, изменяющимися во времени.

Повременной отчет об освоенном объеме

Excel

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, в которой в виде графика отображены изменения ФС (фактической стоимости выполненных работ), запланированных значений (базовой стоимости запланированных работ) и освоенного объема (базовой стоимости выполненных работ) с течением времени.

Категории сводок по задачам, ресурсам и назначениям

В таблице ниже описаны наглядные отчеты в категориях «Сводка по задачам», «Сводка по ресурсам» и «Сводка по назначениям». Сводные отчеты не включают повременные данные.

Категория

Имя

Тип

Описание

Сводка по задачам

Отчет о состоянии критических задач

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы, в которой показаны трудозатраты и оставшиеся трудозатраты для критических и некритических задач. На гистограмме показан процент выполнения по трудозатратам.

Сводка по задачам

Отчет о состоянии задачи

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы трудозатрат и процента выполнения по трудозатратам для задач проекта. На диаграмме есть символы, показывающие, когда базовые трудозатраты превышают трудозатраты, когда они равны трудозатратам и когда трудозатраты превышают базовые трудозатраты. На гистограмме показан процент выполнения по трудозатратам.

Сводка по ресурсам

Отчет об оставшихся трудозатратах ресурсов

Excel

Используйте этот отчет для просмотра гистограммы с оставшимися и фактическими трудозатратами для каждого ресурса, представленными в единицах трудозатрат.

Сводка по назначениям

Отчет о состоянии ресурса

Visio

Используйте этот отчет для просмотра диаграммы трудозатрат и значений затрат для каждого ресурса проекта. Процент выполнения по трудозатратам показывается затенением в каждом поле на диаграмме. Затенение становится более темным по мере приближения ресурса к завершению назначенных работ.

Создание наглядного отчета с помощью шаблона

  1. На вкладке Проект в группе Отчеты нажмите кнопку Наглядные отчеты.

  2. На вкладке Все диалогового окна Наглядные отчеты выберите отчет, который нужно создать.

    Если нужного отчета нет в списке, установите флажок Включить шаблоны отчетов из и нажмите кнопку Изменить, чтобы перейти в папку, содержащую нужный отчет.

    Совет: Если известно, в какой категории содержится нужный отчет, можно перейти на вкладку этой категории и просмотреть более короткий список отчетов. Если нужно, чтобы в списке содержались только отчеты, которые открываются либо в приложении Excel, либо в Visio, установите или снимите флажок Microsoft Excel или Microsoft Visio.

  3. Чтобы изменить уровень использования данных, включенных в отчет, выберите значение Годы, Кварталы, Месяцы, Недели или Дни из списка Выберите уровень данных использования для включения в отчет.

    Примечание: По умолчанию в приложении Project устанавливается уровень использования данных, рекомендованный для размера вашего проекта. Для большинства проектов это будут недели. Если выбран более подробный уровень включаемых данных, быстродействие отчета может снизиться. Для оптимального быстродействия при одновременном просмотре нескольких отчетов для одного проекта, воздерживайтесь от изменения уровня данных. Если изменяется уровень данных, временная база данных отчета, хранимая локально, должна быть создана заново. Если не нужно включать в отчеты данные по использованию, можно установить значение Годы уровня данных для обеспечения оптимального быстродействия.

  4. Нажмите кнопку Просмотреть, чтобы создать отчет и открыть его в приложении Excel или Visio.

Изменение существующего шаблона наглядного отчета

  1. На вкладке Проект в группе Отчеты нажмите кнопку Наглядные отчеты.

  2. На вкладке Все диалогового окна Наглядные отчеты выберите отчет, который нужно изменить.

    Совет: Если известно, в какой категории содержится нужный отчет, можно перейти на вкладку этой категории и просмотреть более короткий список отчетов. Если нужно, чтобы в списке содержались только отчеты, которые открываются либо в приложении Excel, либо в Visio, установите или снимите флажок Microsoft Excel или Microsoft Visio.

  3. Нажмите кнопку Изменить шаблон.

  4. В диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей выберите поля, которые нужно добавить или удалить из отчета, а затем нажмите кнопку Добавить, Удалить или Удалить все для перемещения полей в списках Доступные поля и Выбранные поля или в списках Доступные настраиваемые поля и Выбранные настраиваемые поля.

    Поля в списках Выбранные поля и Выбранные настраиваемые поля включаются в отчет.

  5. Нажмите кнопку Изменить шаблон, чтобы создать отчет с измененным списком полей.

  • В диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей некоторые поля определяются как размерности. Важно, чтобы в отчете было выбрано меньше шести размерностей. Если выбрать больше шести размерностей, то быстродействие отчета значительно снизится.

  • В отчетах доступны не все поля. Некоторые поля доступны только для отчетов Visio и недоступны для отчетов Excel.

  • Если в диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей не удается найти поле, которое нужно включить, возможно, оно храниться в другой категории данных. Например, многие поля, про которые можно подумать, что они принадлежат к категории «Сводка по задачам», фактически являются полями категории «Сводка по назначениям».

Создание шаблона наглядного отчета

  1. На вкладке Проект в группе Отчеты нажмите кнопку Наглядные отчеты.

  2. В диалоговом окне Наглядные отчеты нажмите кнопку Создать шаблон.

  3. В разделе Выбор приложения щелкните Excel, чтобы создать шаблон Excel, или Visio (метрическая система мер), чтобы создать шаблон Visio.

  4. В разделе Выбор типа данных выберите тип данных, который нужно использовать в отчете.

    Чтобы включить повременные данные, выберите значение Использование задач, Использование ресурсов или Использование назначений из списка в разделе Выбор типа данных.

  5. Нажмите кнопку Выбор полей.

  6. В диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните поля Project по умолчанию в списке Доступные поля, которые нужно добавить в отчет.

  7. Нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить их в список Выбранные поля.

  8. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните настраиваемые поля в списке Доступные настраиваемые поля, которые нужно добавить в отчет.

  9. Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить их в список Выбранные настраиваемые поля.

  • Если установлена английская версия Office Project 2007, можно создавать шаблоны Visio с применением единиц измерения, используемых в США.

  • Чтобы удалить поле из отчета, в диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей выберите поле в списке Выбранные поля или Выбранные настраиваемые поля и нажмите кнопку Удалить. Чтобы удалить из отчета все поля по умолчанию или все настраиваемые поля, нажмите кнопку Удалить все в разделе Выбор полей или Выбор настраиваемых полей.

  • В отчетах доступны не все поля. Некоторые поля доступны только для отчетов Visio и недоступны для отчетов Excel.

  • Если в диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей не удается найти поле, которое нужно включить, возможно, оно храниться в другой категории данных. Например, многие поля, про которые можно подумать, что они принадлежат к категории «Сводка по задачам», фактически являются полями категории «Сводка по назначениям».

  • В диалоговом окне Наглядные отчеты — выбор полей некоторые поля определяются как размерности. Важно, чтобы в отчете было выбрано меньше шести размерностей. Если выбрать больше шести размерностей, то быстродействие отчета значительно снизится.

  • По завершении создания наглядного отчета его можно сохранить в папке шаблонов по умолчанию (c:\Program Files\Microsoft Office\Templates) или в другом расположении на локальном компьютере или в сети. Шаблоны, сохраненные в папке шаблонов по умолчанию, автоматически появляются в диалоговом окне Наглядные отчеты — создание отчета.

  • Если после сохранения пользовательского шаблона наглядного отчета начать использовать другой языковой пакет, шаблон остается доступным, но не заполняется.

support.office.com

Образец отчета по итоговому проекту — Студопедия.Нет

 

Первое: титульный лист (форма есть в нашем положении).

Второе: сам письменный отчет — не более 2-х страниц (исследовательские – 10 страниц, образец подробно дан в нашем положении о проектной деятельности.)

ВВЕДЕНИЕ

Тема моего проекта

Я выбрал эту тему, потому что

Цель моей работы

Проектным продуктом будет

Этот продукт поможет достичь цель проекта, так как

План моей работы (указать время выполнения и перечислить все промежуточные этапы) :

Выбор темы и уточнение названия

Сбор информации (где и как искал информацию)

Изготовление продукта (что и как делал)

Написание письменной части проекта (как это делал)

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Я начал свою работу с того, что

Потом я приступил к

Я завершил работу тем, что

В ходе работы я столкнулся с такими проблемами

Чтобы справиться с возникшими проблемами, я

Я отклонился от плана (указать, когда был нарушен график работы)

План моей работы был нарушен, потому что

В ходе работы я принял решение изменить проектный продукт, так как

Но все же мне удалось достичь цели проекта, потому что

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Закончив свой проект, я могу сказать, что не все из того, что было задумано, получилось, например

Это произошло, потому что

Если бы я начал работу заново, я бы

В следующем году я, может быть, продолжу эту работу для того, чтобы

Я думаю, что я решил проблему своего проекта, так как

Работа над проектом показала мне, что (что узнал о себе и о проблеме, над которой работал)

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

(Много не надо: 4-5)

!!! Не обязательно использовать шаблон полностью, однако необходимо, чтобы ребенок проанализировал свои успехи и неудачи, отрефлексировал свои чувства и эмоции.

!!!. К оформлению исследовательскому проекта – требования несколько другие ( и по объему и по содержанию, смотрите в нашем положении) .

 

Приложение № 8

 

Советы и рекомендации для учащихся

Среди большого разнообразия предметов, которые ты изучаешь в школе, наверняка есть тот, который кажется вам наиболее интересным. Может быть, с этой наукой или областью человеческой деятельности вы планируете связать свою будущую профессию. Сейчас у вас появилась возможность проверить себя и оценить те знания и опыт, которые вы получили за годы учебы в школе.

Работая над проектом вы можете задуматься и осуществить любой эксперимент, поставить необычный опыт, провести опрос или взять интервью у специалиста интересующей вас области.

Проект – это большая самостоятельная работа, которую вы будете делать на протяжении нескольких месяцев. В этой работе вы будите сотрудничать со своим научным руководителем из числа учителей школы.

Работая над своим проектом вы научитесь ставить перед собой серьезную цель и разбивать ее на более мелкие задачи, планировать свои действия на далекую перспективу и на ближайшие дни, осуществлять свои планы и вносить в них необходимые изменения, искать нужную вам информацию и проверять ее достоверность.

Согласитесь, все эти умения и навыки очень важны для современного человека, и чем раньше вы их освоите, тем успешнее сложится твоя учеба в школе и жизнь после ее окончания.

Проект должен :

  • Быть интересным;
  • Быть направленным на решение конкретной проблемы и иметь достижимую цель;
  • Явить свою инициативу и творческий подход;
  • Дать вам возможность создать в результате работы действительно свой собственный авторский продукт.

Несмотря на то, что работа над проектом потребует много времени и сил, ваш проект не должен мешать :

  • Учебе;
  • Общественной работе;
  • Личной жизни.

 

 

ПРОБЛЕМА, ЦЕЛЬ И ТЕМА ПРОЕКТА.

Проект отличается от других видов школьной работы прежде всего тем, что направлен на решение какой – то конкретной проблемы. Запомните, нет проблемы – нет проекта!

Необходимо определить какую проблему вы решаете в ходе работы над проектом, какова цель вашей работы. После этого несложно будет сформулировать тему вашего проекта.

Необходимо задать себе несколько вопросов.

 

 

Пример:

Вопрос Ответ
Зачем необходимо делать этот проект? Я перешла в новую школу и никак не могу наладить отношения с ребятами в классе. Это моя проблема, решение которой я буду искать в ходе работы над своим проектом.
Чего я хочу добиться в результате работы? Я хочу решить эту проблему и помочь тем, кто также с ней сталкивается. Это цель.

Таки образов, тема проекта выглядит так: « Как преодолеть барьер в общении»

 

Постарайтесь сформулировать тему проекта так, чтобы она содержала в себе вопрос или проблему, — это облегчит дальнейшую работу.

Тема работы не должна быть слишком общей, сформулированной размывчато. Проект не должен стать пересказом того, что вы прочли в книгах, энциклопедиях или нашли в Интернете.

Очень важно на протяжении всей работы не выпускать из поля зрения цель своего проекта, для этого необходимо вести дневник. Дневник работы над проектом – это ваш рабочий документ, поэтому он не обязательно должен быть идеально аккуратным. Важно чтобы вы постоянно записывали в него возникающие идеи, вопросы, которые необходимо обсудить с руководителем проекта, проблемы с которыми вы столкнулись.

ТИПЫ ПРОЕКТОВ

Проекты бывают нескольких типов, которые связаны с целью проекта.

  • Информационный – его цель собрать и представить информацию, в том числе статистические данные. Например « Самолеты и танки в первой и второй мировых войнах: эффективность ведения военных действий».
  • Исследовательский – его цель доказать или опровергнуть какую либо гипотезу, для чего проводится эксперимент или серия опытов, проверяются различные версии. Например « Добры ли удобрения?»
  • Практико – ориентированный, социальный – его цель разработать рекомендации, памятки, инструкции для удобства использования или изучения чего – либо. Например « Химические вещества в нашей жизни ».
  • Творческий – его цель вызвать интерес к какой – либо теме учебного курса, привлечь внимание. Например « Сказка как способ приучить детей к чтению».
  • Игровой или ролевой – его цель вовлечение ребят в какое – то интересное мероприятие. Например « Строим Экоград».

Бывает такое, что в одном проекте сочетаются элементы нескольких типов проектов.

Очень важно помнить к какому типу относится твой тип проекта, так как с типом проекта связаны не только способы работы, но и вид проектного продукта.

РАБОТА НАД ПРОЕКТОМ

 

1. определение проблемы и цели проекта

2. формулирование темы и определение типа проекта

3. ознакомление с критериями оценивания

4. планирование проектной работы

5. сбор необходимых материалов, постановка опытов, проведение экспериментов, опросов и т.п.

6. создание проектного продукта

7. написание письменной части ( отчет о работе)

8. презентация проекта ( продукта и письменной части).

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ

 

 Для того, чтобы спланировать работу, необходимо задать себе несколько вопросов:

· Что я уже знаю по теме моего проекта и что еще необходимо узнать?

· Потребуется ли мне посещать библиотеки или какие – либо сайты в Интернете для сбора информации?

· Потребуется ли мне проделывать собственные опыты и эксперименты, проводить опросы, обсчитывать и анализировать их результаты?

· Каким я хочу сделать проектный продукт ( модель, макет, брошюра и т.д.)?

· Какие материалы уже есть и какие еще потребуются для создания проектного продукта?

· Что я уже имею и чему еще придется научиться, чтобы найти информацию, провести необходимые исследования ( опыты, эксперименты, опросы), проанализировать результаты, создать проектный продукт?

 

Необходимо записать эти вопросы в свой дневник и обсудить их со своим руководителем.

Теперь, когда ясен объем работы и вы знаешь дату защиты проекта, необходимо распределить свое время. Раздели имеющийся у тебя отрезок, оставшийся до защиты проекта на три равные части. Первую треть вы потратите на сбор информации. Еще примерно треть времени уйдет на создание проектного продукта. Оставшуюся треть времени оставьте для написания отчета.

Возьмите свой дневник и запишите в него даты окончания каждого из этапов работы. Каждый этап разбейте на мелкие шаги и распланируйте их как можно подробнее.

СБОР ИНФОРМАЦИИ, ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРИМЕНТОВ

Надо помнить, что информация бывает важная и второстепенная. Выбирайте только то, что имеет прямое отношение к вашей работе. Когда вы находите информацию, которая увлекает вас, решите, насколько она полезна для вашей работы. Список источников, который будет в разделе « Библиография» должен включать лишь те, которые вы использовали. Только после того, как вы наберете достаточно информации по своей теме, вы сможете точно определить, что делать дальше, какие проводить опыты или эксперименты, нужны ли они вообще.

 

Кроме того, все время ведите записи источников информации и тех экспериментов, опытов, опросов, которые ты проводишь.

Вот как должны выглядеть эти записи:

· Книга: автор, название, город, издательство, год публикации.

· Статья: автор, название, номер журнала или газеты, дата издания.

· Интервью: фамилия, имя, отчество, адрес, профессия или научное звание специалиста.

· Опыт: название, аппаратура, условия.

· Опрос: цель и время проведения, кто участвовал, количество участников.

· Произведение искусства: имя художника, год и место создания или другие ссылки ( место нахождения, музей, галерея)

· Интернет – сайт: адрес, имя автора, дата публикации.

 

ПИСЬМЕННАЯ ЧАСТЬ

Письменная часть проекта является отчетом о том, как шла ваша работа.

 

Письменный отчет итогового проекта (краткая пояснительная записка к проекту) объемом одна — две машинописные страницы с обязательным указанием для всех проектов:

· исходного замысла, цели и назначения проекта;

· краткого описания хода выполнения проекта и полученных результатов;

· списка использованных источников.

Для конструкторских проектов в пояснительную записку, кроме того, включается описание особенностей конструкторских решений.

Для социальных проектов в пояснительную записку, помимо обязательных требований, включается описание эффектов/эффекта от реализации проекта, описание проблемы, целей и задач проекта, альтернативных способов решения, рисков реализации проекта; аналитическое описание имеющихся и недостающих ресурсов для выполнения проекта, смета; функции участников проекта указываются в календарном плане, где обозначены зоны личного участия и зоны ответственности членов команды, точки промежуточного мониторинга. Планируемый проектный продукт по окончании проекта сравнивается с полученным результатом.

Для исследовательских проектов обязательно наличие письменного отчета о проведении исследования (не более 10 листов) и приложения, включающего таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы, анкеты и проч. Во введении обосновывается актуальность темы исследования, определяются цель и задачи, адекватные предмету изучения методы исследования. В заключении подводятся итоги исследовательской работы, делаются выводы о точности рабочей гипотезы. Более подробно со структурой письменного отчета исследовательского проекта можно ознакомиться в Приложении № 5.

Пояснительная записка для творческих проектов имеет свою специфику, в его структуре, помимо обязательных требований, обязательно описывается авторский замысел, этапы создания продукта, используемые технологии и материалы. Продукт творческой деятельности (изделие, буклет, видеоролик, стенгазета и проч.) должен быть представлен на защите.

Структура письменного отчета итогового исследовательского проекта включает:

  • титульный лист,
  • оглавление,
  • введение,
  • основная часть,
  • заключение,
  • библиография,

приложения (при наличии).

 

ЗАЩИТА ПРОЕКТА. ПРЕЗЕНТАЦИЯ.

 

Планируя презентацию следует:

· Учитывать интерес и подготовку слушателей, их осведомленность о теме твоего выступления;

· Заранее определить ключевые моменты, на которых надо сделать упор;

· Планируя выступление, выпиши ключевые слова;

· Распланируй использование средств наглядности – эти средства должны сопровождать твое выступление, подчеркивая ключевые моменты;

· В первых же словах дай слушателям понять, о чем идет речь;

· В заключении своего выступления еще раз подчеркните главные мысли, которые в нем изложены;

· Проверь готовность оборудования;

· Продумайте свой внешний вид;

Думайте об успехе.

 

 

studopedia.net

Как создать отчет о ходе проекта на одной странице?

Как сделать отчет о ходе проекта в такой форме, чтобы у заказчика уходило 5 минут на получение информации по проекту? Я мучился этим вопросом довольно долго. И поскольку у практикующего менеджера проектов времени на разработку чего-то нового, как правило, нет (успеть бы отрефлексировать тот опыт, который получаешь), то ничего толкового у меня не получалось.

В один прекрасный день мой знакомый (консультант по управлению) написал мне: «а ты читал эту книгу http://www.dialektika.com/books/978-5-8459-1470-5.html ?»

Конечно, не читал, но я ждал ее долгие годы.

Книга была прочитана за пять-шесть часов, и по завершении я решил не откладывать апробирование полученных знаний в долгий ящик и на текущем проекте сделать отчет по новой форме.

На заполнение первого отчета по предложенной автором форме у меня ушло около 2-х часов, ну а последующие отчеты требовали куда меньше времени. Заказчик проекта, получив отчет в новой форме, сказал мне: «теперь отчеты по моим проектам я хочу получать только в этой форме!». Отличная обратная связь, чтобы убедиться в том, что инструмент работающий.

Кстати, на своих семинарах и тренингах я уже около года поясняю участникам, как пользоваться этим отчетом, и мы на практике игрового проекта закрепляем полученные знания.

Итак, что за форма отчета и как ее заполнять?

Основная идея заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.

Шапка отчета нас не особо интересует, и как ее заполнять, уверен, понятно.

Начнем разбор реквизитов отчета. Шпаргалка о том, что где находится в форме отчета, расположена внизу отчета: «Цели – задачи проекта – сроки – расходы – прогнозы».

Расскажу о разделах формы в том порядке, в котором обычно ее заполняю.

Раздел Sub-Objectives (Подцели проекта) – здесь нужно сформулировать несколько целей проекта, из которых станет понятно, ради чего проект затевается. Я для своих проектов этот раздел переименовал в «Продукты проекта», мне так показалось нагляднее. Место для записи целей находится в нижнем левом углу формы.

В раздел Major Tasks (Главные задачи проекта) нужно перенести 20-25 задач из расписания проекта. Я для себя решил, что буду использовать иерархическую структуру работ (ИСР) для заполнения списка задач, причем, скорее всего, в список поместится второй уровень ИСР (на первом обычно 3-7 пакетов работ, на втором – от 6 до 30).

После того как прописаны цели (или продукты) и задачи проекта, есть смысл заполнить матрицу на пересечении целей и задач. Кружочек ставится на пересечении строки с названием задачи и столбца с названием цели, если выполнение задачи приблизит проект к достижению данной цели. Таким образом, в этой части прорисовывается влияние задач на реализацию целей. Как только все кружочки в столбце с названием цели будут закрашены – цель считается достигнутой.

Раздел Schedule (График) представляет собой список названий периодов времени, в течение которых планируется вести работы по проекту и отчитываться о ходе их выполнения. Если у вас планируется ежемесячная отчетность – нужно вписать месяцы, в течение которых планируется вести проект. Если проект рассчитан более чем на год, нужно будет создавать форму для каждого года. Может возникнуть вопрос: «а что если проект рассчитан на три года и заказчик хочет видеть историю за весь период проекта на одной страничке?». Мне кажется, что предыдущие периоды можно будет сворачивать в полугодия (а потом в годы), а будущие периоды – оставлять по месяцам.

По сути, заполнение табличной части отчета выше названий периодов – это рисование отрезков диаграммы Ганта, но не в виде «полосок», а в виде кружочков напротив названий периодов, в которых планируется вести работу над этой задачей. Если задача реализуется в нескольких периодах – кружочки рисуются в столбцах с названиями этих периодов.
Следующая область для заполнения – Owners and Helpers (Ответственные и помощники). В той же строке, где указаны названия периодов, вводятся ФИО участников команды проекта и ключевых заинтересованных сторон, которые могут быть приемщиками по некоторым задачам.

В табличной части выше фамилий заполняется матрица ответственности. Вы можете выбрать ту модель ответственности за задачи, которая вам больше нравится. 

Например, я использовал следующие роли:

  • Ответственный (в матрице указывается буква О) – отвечает за получение результата по задаче
  • Исполнитель (И) – исполняет задачу
  • Контролер (К) – принимает результаты задачи и формулирует список несоответствий

Раздел Costs and Metrics (Стоимость и метрики) предназначен для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Как видите, места для этого раздела выделено немного, а, значит, мы можем отчитаться по трем-четырем статьям бюджета. Придется свернуть статьи бюджета в три-четыре пункта.

Размер статьи можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.

Ну и раздел Summary & Forecast (Выводы и прогнозы) – здесь у руководителя есть всего три строчки, чтобы убедить заказчика в том, что он знает, как вырулить проект в срок и бюджет. А если этого уже не сделать, то можно прописать свои предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).

Теперь о том, как заполняется отчет каждый отчетный период.

Руководитель проекта на основании отчетов от исполнителей должен, на мой взгляд, понимать, какой объем работ был запланирован по каждой задаче на отчетный период и какой был сделан. В этом случае, если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете в строке задачи ранее созданный кружок заполняется зеленым цветом, если меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтым цветом, ну и если сроки по задаче уже сорваны – красным цветом.

Та же система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета. Если бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, наметился перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный.

Как отчет читает заказчик? Он проверяет выполнение задач в срок по цветам светофоров. Если горит желтый цвет напротив названия задачи, заказчик может узнать, кто является ответственным за задачу и запросить у него отчет на одной странице о выполнении задачи (или устный отчет). По красным светофорам заказчик ищет в разделе «Выводы и прогнозы» информацию о том, повлияет ли срыв сроков по этой задаче на срок проекта и что руководитель проекта предлагает делать в данном случае.

Ну и пример заполнения отчета о ходе проекта, правда, не из моего проекта (сохраняю коммерческую тайну), а из шаблонов OPPM, которые можно скачать на сайте http://www.oppmi.com.

Как вы заметили, в исходном шаблоне от OPPM есть еще одна область, которая называется «Risks, Qualitatives, Other Metrics». О том, зачем она нужна и как ее заполнять, я думаю, вы догадаетесь.

 

Вот такой формат, удобнее которого я для отчета по проекту пока ничего не видел.

Удачи в проектах и до новых встреч!

 

project-management.zis.by

Выбор подходящего отчета в Project

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В состав приложения Project 2013 входит новый набор готовых отчетов и панелей мониторинга, помогающих контролировать общее состояние проекта и проверять соответствие его компонентов графику. Эти инструменты можно найти на вкладке Отчет.

Чтобы быстро ознакомиться с этими возможностями, просмотрите видео Создание отчета о ходе работы над проектом.

В таблицах ниже приведены более подробные сведения о готовых отчетах.

Отчеты панелей мониторинга

Чтобы просмотреть все отчеты панелей мониторинга, на вкладке Отчет выберите команду Панели мониторинга.

Отчет

Содержимое

Выработка

Объем трудозатрат, количество выполненных задач, оставшиеся задачи. Дополнительные сведения об этом отчете см. в статье Создание отчета о выработке.

Обзор затрат

Текущее состояние затрат проекта и входящих в него задач верхнего уровня. Сведения о запланированных, оставшихся, фактических, совокупных и базовых затратах, а также о проценте завершения помогут вам понять, укладывается ли проект в смету.

Обзор проекта

Степень завершения проекта, предстоящие вехи и просроченные задачи (задачи с задержкой).

Предстоящие задачи

Объем трудозатрат за текущую неделю, состояние оставшихся запланированных задач и задачи, выполнение которых должно начаться на следующей неделе.

Обзор трудозатрат

Данные о выработке по проекту и статистические сведения о трудозатратах на выполнение всех задач верхнего уровня помогут понять, какая процентная доля проекта уже выполнена и что еще осталось сделать.

Отчеты о ресурсах

Чтобы просмотреть все отчеты о ресурсах, на вкладке Отчет выберите команду Ресурсы.

Отчет

Содержимое

Ресурсы с превышением доступности

Состояние трудозатрат по всем ресурсам с превышением доступности (отображаются фактические и оставшиеся трудозатраты). Вы можете попытаться устранить превышение доступности с помощью визуального оптимизатора ресурсов.

Обзор ресурсов

Состояние трудозатрат по всем людям (трудовым ресурсам), которые работают над проектом. Эта информация помогает понять, какой объем работы уже выполнен и что еще осталось сделать.

Отчеты о затратах

Чтобы просмотреть все отчеты о затратах, на вкладке Отчет выберите команду Затраты.

Отчет

Содержимое

Движение денежных средств

Затраты и совокупные затраты по кварталам для всех задач верхнего уровня. С помощью списка полей можно просмотреть другие затраты или данные за другой период.

Превышение затрат

Отклонение по стоимости для всех задач верхнего уровня и трудовых ресурсов. Эти данные позволяют увидеть, где фактические затраты превышают базовые.

Отчет об освоенном объеме

Освоенный объем, отклонение и индексы производительности по времени. Эти данные позволяют сравнить параметры затрат и времени с базовыми значениями и понять, выполняется ли проект в соответствии с планом.

Обзор затрат ресурсов

Состояние затрат на трудовые ресурсы (человеческие и материальные). Подробные сведения о затратах отображаются в таблице, а данные об их распределении показаны на диаграмме.

Обзор затрат на задачи

Состояние затрат для задач верхнего уровня. Подробные сведения о затратах отображаются в таблице, а данные об их распределении показаны на диаграмме.

Отчеты о ходе выполнения

Чтобы просмотреть все отчеты о ходе выполнения, на вкладке Отчет выберите команду Выполняется.

Отчет

Содержимое

Критические задачи

Все задачи со сжатыми сроками выполнения, показанные как критические на критическом пути проекта. Это означает, что любая задержка в выполнении такой задачи приведет к сдвигу сроков всего проекта.

Задачи с задержкой

Все задачи, которые были начаты или завершены позже запланированных в графике дат или выполнение которых отклоняется от плана.

Отчет о вехах

Все задачи в проекте, для которых есть вехи, с указанием задач с задержкой, завершенных и тех, срок выполнения которых подошел.

Запаздывающие задачи

Все задачи в проекте, выполнение которых занимает больше времени, чем предполагалось, а фактическая дата завершения позже базовой.

Создание собственных отчетов на базе шаблонов

Если готовый отчет вас не устраивает, вы можете воспользоваться перечисленными ниже новыми шаблонами, чтобы создать собственный отчет о проекте.

Чтобы просмотреть все шаблоны отчетов, на вкладке Отчет выберите команду Создать отчет.

Шаблон отчета

Содержимое

Пустой

Пустой бланк.

Для добавления диаграмм, таблиц, текста и изображений используйте команды вкладки Средство создания отчетов -> Конструктор.

Диаграмма

Диаграмма для отображения данных проекта, показывающая фактические и оставшиеся трудозатраты, а также трудозатраты по умолчанию.

С помощью списка полей выберите другие поля, которые вы хотите сравнить на диаграмме. Настройте диаграмму с помощью кнопок, расположенных рядом с диаграммой.

Таблица

Таблица для данных проекта с полями «Название», «Начало», «Окончание» и «% завершения».

С помощью списка полей выберите другие поля, которые нужно отобразить в таблице. В поле уровень структуры выберите количество уровней структуры проекта, которые нужно отобразить в таблице. Настройте таблицу с помощью вкладок работа с таблицами.

Сравнение

Две расположенные рядом диаграммы, на которых показаны данные одного и того же проекта.

С помощью списка полей выберите на одной из диаграмм поля, которые нужно отобразить и сравнить с полями на другой диаграмме.

Совет:  Созданные вами отчеты отображаются в списке настраиваемых. Чтобы воспользоваться ими, на вкладке Отчет выберите команду Другое.

Мгновенный просмотр наглядных отчетов в Excel и Visio

В Project 2013 некоторые данные проектов можно просматривать с помощью наглядных отчетов в Excel или Visio (если эти программы установлены на компьютере). Чтобы сделать это, на вкладке Отчет выберите команду Наглядные отчеты, выберите отчет Excel или Visio для данных проекта и нажмите кнопку Просмотреть. Excel создаст локальный файл куба OLAP и покажет ваши данные на сводной диаграмме Excel или на сводной схеме Visio.

В диалоговом окне Наглядные отчеты можно выбрать один из перечисленных ниже шаблонов отчетов.

Шаблоны отчетов Excel

Шаблоны отчетов Visio

  • Отчет о базовых затратах

  • Отчет о базовых трудозатратах

  • Отчет по бюджетной стоимости

  • Отчет о бюджетных трудозатратах

  • Отчет о движении денежных средств

  • Повременной отчет об освоенном объеме

  • Сводный отчет о затратах ресурсов

  • Отчет об оставшихся трудозатратах ресурсов

  • Отчет о доступности ресурсов по трудоемкости

  • Сводный отчет о трудозатратах ресурсов

  • Отчет о базовом плане (метрическая или американская система мер)

  • Отчет о движении денежных средств (метрическая или американская система мер)

  • Отчет о состоянии критических задач (метрическая или американская система мер)

  • Отчет о доступности ресурса (метрическая или американская система мер)

  • Отчет о состоянии ресурса (метрическая или американская система мер)

  • Отчет о состоянии задачи (метрическая или американская система мер)

support.office.com

5 советов для хорошего отчёта о статусе проекта

09 Апр 2015

Любой компании, малой или крупной, необходимы чёткие коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Сотрудники работают над разными задачами и возможность быстро оповещать заинтересованных лиц о статусе частей проекта и проекта в целом просто необходима.

Приложения для управления проектами, вроде Trello и Basecamp облегчают задачу, но иногда возникает необходимость написать простой отчёт о статусе. Возможно этого захочет ваш руководитель, или необходимо получить или сохранить поддержку заинтересованного лица, или же просто коллегам требуется больше информации.

В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.

Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.

  1.  Задавайте вопросы

Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.

Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.

Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?

Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.

Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.

Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.

  2.  Фокусируйтесь на результатах, а не действиях

Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.

Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.

  3.  Ключевые элементы

Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.

Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?

Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.

В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.

Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:

  1. Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.
  2. Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.

Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.

Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.

  4.  Визуализируйте

Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:

  • Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
  • Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.
  • Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.
  • Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.

 

Пример визуализации:

  5.  Будьте лаконичны

Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.

Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.

Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.

Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.

  Пример.

Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:

  • Задавайте вопросы
  • Результаты, а не действия
  • Ключевые элементы
  • Визуализация
  • Излагайте необходимый минимум – владейте максимумом информации

Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479


www.pmservices.ru

Образцы отчетов в Project Online

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

< Дополнительная справка по Project

Project Online содержит образцы отчетов, на основе которых вы можете создавать отчеты по своим проектам. В этой статье дается обзор этих отчетов и способов их применения.

Где находятся отчеты?

Образцы отчетов можно найти в библиотеке отчетов на сайте Project Online. Чтобы просмотреть их, на сайте Project Online выберите элемент Отчеты.

Можно также выбрать Параметры > Содержимое сайта, а затем — Отчеты. Откройте папку подходящего языка, и в ней увидите образцы отчетов.

Какие образцы отчетов включены в комплект?

В Project Online вы получаете три образца отчетов, содержащих общие сведения обо всех ваших проектах. В каждом отчете используется определенное сочетание шести готовых подключений к данным OData, которые поставляются вместе с Project Online. Благодаря использованию источников данных OData люди могут обновлять данные во время просмотра каждой книги в окне браузера. Подробнее об образцах отчетов рассказывается в последующих разделах.

Панель инструментов для обзора проекта

Панель инструментов для обзора проекта имеет следующий вид:

Эта книга содержит несколько полезных представлений о назначениях и задачах.

  • Проекты   . В левом верхнем углу вы найдете список проектов. Выбрав проект, вы увидите даты его начала и окончания, а также процент выполнения.

  • Трудозатраты назначения и фактические трудозатраты назначения по названиям проектов   . Назначение — это уникальное сопоставление ресурса и задачи. Например, если вы назначаете два ресурса для выполнения одной задачи, то получаете два назначения для своего проекта. В этом представлении отображаются запланированные и фактические трудозатраты.

  • Число идентификаторов задач по названиям проектов   . В этом представлении вы увидите, сколько есть задач для каждого проекта.

В этом отчете также предоставляются сведения о рисках и проблемах для ваших проектов.

В модели данных книги «Панель инструментов для обзора проекта» используются следующие подключения к данным OData: проблемы, проекты, риски и задачи.

Обзор проекта

Отчет «Обзор проекта» выглядит так:

Эта книга содержит срез и две диаграммы.

  • Название проекта   . Этот срез позволяет выбрать проект и просмотреть на диаграммах сведения только для него.

  • Процент завершения   . На этой диаграмме показана степень завершенности проектов в процентах. Вы сразу увидите, какой проект почти завершен, а какой — дальше всего от завершения.

  • Число назначений и задач   . На этой диаграмме показано, сколько назначений и задач есть для каждого проекта.

В модели данных книги «Обзор проекта» используются следующие подключения к данным OData: назначения, проблемы, проекты, риски и задачи.

Обзор ресурсов

Отчет «Обзор ресурсов» выглядит так:

Эта книга содержит один срез и две диаграммы.

  • Название проекта   . Этот срез позволяет выбрать проект и просмотреть на диаграммах сведения только для него.

  • Трудозатраты назначения и фактические трудозатраты   . На этой диаграмме показаны запланированные, назначенные и фактические трудозатраты по разным ресурсам проекта.

  • Число задач по ресурсам   . На этой диаграмме показано, сколько задач есть у ресурсов проекта.

В модели данных отчета «Обзор ресурсов» используются следующие подключения к данным OData: назначения, ресурсы и задачи.

Что делать, если нужны другие отчеты?

Скорее всего, вам потребуется создать собственные отчеты для просмотра и отслеживания своих проектов. Образцы отчетов служат отправной точкой для вас, но они не являются всеобъемлющим решением для отчетов по вашим проектам. Вы можете легко создавать новые отчеты и использовать их наряду с образцами отчетов (или вместо них).

Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Какие средства создания отчетов можно использовать с данными Project?

Использование Excel 2013 для создания отчета Project Online

support.office.com

Советы рукодельницам